Tipps für erfolgreiche Telefonkonferenzen

Telefonkonferenzen sind  komfortabler und weit weniger zeitintensiv als „klassische“ Meetings, zumal sich die Gesprächspartner nicht allesamt zum selben Zeitpunkt am selben Ort einfinden müssen. Doch wenngleich Sie bei einer Telefonkonferenz nicht persönlich erscheinen, gilt es für Konferenzleiter sowie für Konferenzteilnehmer dennoch eine gewisse Etikette zu wahren.

Worauf müssen Konferenzleiter achten?

Als Konferenzleiter liegt es an Ihnen, die Konferenz auszurichten und einzuberufen. Dazu gehört zunächst die Wahl des Anbieters (z.B. www.talkyoo.net)  für Telefonkonferenzen, zumal dabei nicht zuletzt der Zeitpunkt, der Zeitraum und die Teilnehmerzahl sowie die Funktionen, die für den Anlass eine zentrale Rolle spielen können. In Hinsicht auf den Zeitpunkt kann es je nach Gesprächspartnern zudem wichtig sein, Zeitzonen zu berücksichtigen. Darüber hinaus sollten Sie alle Konferenzteilnehmer frühestmöglich über den Konferenztermin informieren, damit ihnen ausreichend Vorbereitungszeit bleibt. Zu Beginn der Konferenz verlangt es dann der Anstand, dass Sie sich vorstellen und den eigentlichen Anlass nennen. Außerdem sollten Sie direkt die „Grundregeln“ für die weitere Gesprächsführung festlegen. Im weiteren Verlauf sollten Sie die Telefonkonferenz so moderieren, dass jeder Teilnehmer im angemessenen Rahmen zu Wort kommt, ohne dabei andere in ihrem Redefluss zu stören.

Worauf müssen Konferenzteilnehmer achten?

Zunächst einmal hat Pünktlichkeit oberstes Gebot, zumal es bei einer Telefonkonferenz, an der Sie im Zweifelsfall sogar von unterwegs aus mit dem Handy respektive Smartphone teilnehmen können, kaum tragende Entschuldigungen für Verspätungen gibt. Dann ist es in der Regel so, dass sich auch die Teilnehmer entweder in einer vorab festgelegten Reihenfolge oder auf ausdrückliche Bitte des Konferenzmoderators hin kurz vorstellen. Allgemein sollten Teilnehmer erst nach Aufforderung sprechen. Dennoch dürfen Sie sich je nach Situation auch aus eigenen Beweggründen dezent zu Wort melden. Allgemein sollten Konferenzleiter sowie Teilnehmer aber durchgehend darauf bedacht sein, Hintergrundgeräusche nach Möglichkeit zu vermeiden, um die Konferenz nicht unnötig zu stören. Außerdem könnte es sein, dass die verwendete Konferenzsoftware beziehungsweise der genutzte Konferenzdienst Sie aufgrund der Hintergrundgeräusche automatisch als Redner identifiziert, ohne dass Sie das wollen. Daher sollten Sie sich in Bezug auf drohende Hintergrundgeräusche gut überlegen, von wo aus Sie an einer Konferenz teilnehmen.

Grundregeln zu Videotelefonkonferenzen

Neben reinen Telefonkonferenzen nutzen immer mehr Unternehmen auch sogenannte Videokonferenzen, bei denen sich die Teilnehmer sehen. Bei diesen Konferenzen ist es wichtig, dass Sie gepflegt in Erscheinung treten und sich entsprechend zum Anlass angemessen kleiden. In Hinsicht auf die Kleidung ist es sehr von Vorteil, wenn sie sich deutlich vom Hintergrund abhebt. Der Hintergrund respektive Ihre Umgebung selbst sollte gut ausgeleuchtet und selbstverständlich aufgeräumt sein. Außerdem sollten Sie durchgehend auf Ihre Mimik achten.