Audio Konferenz: Tipps und Tricks

Die Telefonkonferenz – kurz auch Telko oder eben Audio Konferenz – hat im modernen Geschäftsleben die normale Konferenz, bei der die Teilnehmer persönlich in einem Raum anwesend sind, längst verdrängt. Der Verzicht auf Reisen oder auch nur auf Wege innerhalb größerer Gebäudekomplexe ist in der Summe betrachtet ein wesentlicher wirtschaftlicher Sparfaktor, der immer häufiger zur Anwendung von Audio Konferenzen führt. Mit Hilfe der Telefonkonferenzen werden Wege innerhalb der Unternehmen, aber auch Wege zwischen Firmen und Kunden deutlich verkürzt. Es haben sich zahlreichen Spielarten – u. a. Web-, Video- und Audio-Konferenz – herausgebildet, die für die unterschiedlichen Erfordernisse eingesetzt werden.

Als Audio Konferenz werden häufig Telefonkonferenzen bezeichnet, die speziell für den Lernbereich – also beispielsweise für die computerunterstützte Gruppenarbeit – verwendet werden. Die Teilnehmer sind in der Regel örtlich verteilt und arbeiten in miteinander verschalteten Lerngruppen. Die gemeinsam benutzten Dokumente werden über einen weiteren Übertragungskanal bearbeitet, so dass man synchrone Betreuungsszenarien erreichen kann, in denen die Mitglieder der Gruppen miteinander arbeiten können, als säßen sie tatsächlich in einem Raum zusammen. Audio- und Telefonkonferenzen sind in jedem Geschäftsumfeld eine preisgünstige und praktische Lösung, um Entscheidungswege zu verkürzen und zu vereinfachen.

Audio Konferenz mit Voll-Duplex-Prinzip

Im Gegensatz zu gewöhnlichen Freisprecheinrichtungen, die nach dem sog. Halb-Duplex-Verfahren funktionieren, bei dem im Gegensprechprinzip jeweils ein Teilnehmer ausgeblendet wird, nutzt man bei Audio-Konferenzen das Voll-Duplex-Prinzip. Dieses Verfahren arbeitet ohne Verzerrungen und Ausblendungen, die Stimmen der Teilnehmer werden hier so wiedergegeben, als wären alle Teilnehmer im selben Raum. Echoeffekte werden gleichzeitig unterdrückt, so dass eine normale Gesprächsführung mit sehr natürlichem Klang erreicht wird. Daher ist die spezielle Technologie bei Audio Konferenzen für alle Teilnehmer sehr angenehm und problemlos anwendbar.

Am häufigsten verwendet man hierfür das sog. „Voice over IP“, also Telefonie via Internet. Im Gegensatz zur normalen Telefonie wird das Gespräch in winzige Datenpakete zerlegt, über das Internet übertragen und beim Empfänger wieder umgewandelt. Günstig für die Verwendung dieser Methode ist die Tatsache, dass diese Telefonie lediglich ein Netzwerk benötigt, mit dem Daten ausgetauscht werden können, so dass auch dies zur Kostenersparnis beiträgt. Inwieweit es möglich ist, wie bei herkömmlichen Telefonkonferenzen mit mehreren Personen gleichzeitig zu sprechen oder ob lediglich das Sprechen einer Person zu einem Zeitpunkt erlaubt ist, hängt von der verwendeten Software für Audio Konferenzen ab. Auch Verzögerungen sind aufgrund der Übertragungsgeschwindigkeit möglich, sowie bei nicht ausgereifter Technik eine Verschlechterung der Sprachqualität. Mittlerweile sind speziell auf die Bedürfnisse der Audio Konferenzen zugeschnittene Konferenztelefone erhältlich, deren optimierte Sprachqualität ein sehr natürliches Dialoggefühl übermittelt.

Zusatzfunktionen für die Audio Konferenz

In die höher entwickelten Geräte ist häufig eine Zifferntastatur integriert, die bei größeren Systemen natürlich auch über eine Fernbedienung bedient werden kann. Diese vereinfacht die Audio Konferenz, weil Gespräche nicht an Nebenstellen weitergeleitet oder von dort umgeschaltet werden müssen. Weitere nützliche Funktionen dieses Wahlblocks sind beispielsweise die Stummschaltungstaste, um vertrauliche Nebengespräche führen zu können, oder auch Fernsprech-Systemfunktionen wie z. B. Durchstellung oder auch Konferenz.

Je nach gewünschter Teilnehmerzahl und Raumgröße gibt es unterschiedliche Systeme, die auf die speziellen Situationen angepasst sind. Meist sind die Systeme intuitiv bedienbar, so dass eine Schulung entfällt, ein entscheidender Vorteil für den Einsatz solcher Systeme. Ein Anbieter für Telkos ist Talkyoo.net – hier mehr dazu: Audio Konferenz.