Effiziente Meetings: So führen Sie sie durch

Wer in einem großen Unternehmen arbeitet, kommt um Meetings nicht herum. Aber auch in kleineren Unternehmen sind mehr oder weniger nützliche Meetings an der Tagesordnung. So notwendig diese Besprechungen zur projekt- und unternehmensinternen Kommunikation auch sein mögen: Oftmals sind Meetings ineffizient und halten alle Beteiligten über einen längeren Zeitraum von der Arbeit ab. Deswegen sind moderne Ansätze gefragt, um verkrustete Strukturen aufzubrechen und die Effizienz von Meetings zu steigern.

Neue Methoden schaffen einen neuen Blickwinkel

Zahlreiche neue Methoden zur Organisation und Durchführung von Meetings haben sich in den letzten Jahren bewährt. Der wohl bekannteste Ansatz ist die Durchführung von Stand-up-Meetings. Diese kommen aus der Scrum-Organisation von Software-Projekten. Am Anfang jedes Arbeitstages trifft sich das Team der Verantwortlichen, um die Aufgaben des Tages zu besprechen. Die Besonderheit hieran ist, dass das Meeting durch Planung einer Dauer von maximal 15 Minuten zeitlich stark eingeschränkt ist. Für die üblichen Zeitfresser wie Redeanfälle von Selbstdarstellern oder langatmige Präsentationen bleibt keine Zeit mehr, wenn Ergebnisse erzielt werden sollen. Eine zusätzliche Motivation stellt die Tatsache dar, dass diese Meetings immer im Stehen abgehalten werden – es geht nicht um Bequemlichkeit, sondern um Fokussierung.

Möglichkeiten für neue Perspektiven eröffnen

Um Mitarbeiter und Management gleichermaßen für neue Perspektiven zu begeistern, bieten sich moderne Meeting-Ansätze wie die »Fishbowl-Methode« an. Hierbei wird die Anzahl der im Meeting Redeberechtigten stark eingeschränkt. Dieser Personenkreis versammelt sich an einem Tisch in der Mitte, die anderen Teilnehmer schauen von außen zu. Wer einen Beitrag leisten möchte, benötigt einen der wenigen vorhandenen Sprecherplätze. Dies fokussiert nicht nur die Aufmerksamkeit beim Zuhören, sondern lässt alle Beteiligten auch über die Relevanz ihrer Redebeiträge reflektieren. Auf diese Weise werden nicht nur konventionelle Rollen innerhalb eines Meetings durchbrochen, es entsteht für alle beteiligten eine neue Perspektive auf das, was wirklich wichtig ist: Das Ergebnis des Meetings.

Die Meeting-Kultur, die in vielen mittleren und großen Unternehmen in den letzten Jahren Einzug gehalten hat, wird von den Beteiligten inzwischen oftmals als Belastung empfunden. Auf Meetings verzichtet werden kann jedoch in fast keiner Unternehmensstruktur. Doch neben neuen Methoden stehen noch weitere Möglichkeiten zu Gebote:

– Der Einsatz von Webinar Software und Meeting-Software, wie beispielsweise diese hier, macht ein persönliches Treffen der Beteiligten oftmals nicht mehr notwendig – man konzentriert sich auch hier wiederum auf das Wesentliche. Die bewusste Erprobung neuer und innovativer Ansätze zeigt in vielen Unternehmen bereits gute Ergebnisse. Denn wenn Meetings plötzlich spürbar effizienter werden und so manche inzwischen als normal empfundene Bequemlichkeit abgelegt werden kann, entsteht eine Meetingkultur, die diese Besprechungen wieder zu dem macht, was sie sein sollten: ein Werkzeug auf dem Weg zum unternehmerischen Erfolg.

Bild: ThinkStock, iStock, Jacob Wackerhausen