Bitte nicht im Regen stehen: So sichern Sie die Open-Air-Veranstaltung

Veranstalter haben es nicht leicht – und dies nicht ohne Grund. Denn das Gelingen einer Veranstaltung hängt regelmäßig von einer Vielzahl von Faktoren ab. Die engagierten Moderatoren oder Künstler dürfen nicht krank werden. Gleiches gilt für die wichtigen und prominenten Gäste auf der Liste. Bei Veranstaltungen im Freien kann zudem das Wetter einen gehörigen Strich durch die Rechnung machen – und tut das auch in unschöner Regelmäßigkeit.

Auch auf den Sommer ist nicht immer Verlass

Der schlimmste Fall tritt dann ein, wenn die Veranstaltung aufgrund sintflutartiger Regenfälle buchstäblich ins Wasser fällt. Sofern es sich um eine Veranstaltung handelt, für die ein Eintrittsgeld erhoben wurde, wird dieses in der Regel erstattet werden müssen. Bei plötzlich hereinbrechendem Unwetter besteht zudem die Gefahr von Blitzschlägen und daraus resultierenden Schäden. Um derartige Haftungsfragen erst gar nicht aufkommen zu lassen, ist es für Veranstalter besonders wichtig, sich regelmäßig über die Entwicklung beim Wetter in der jeweiligen Region zu informieren. Wenn eine Unwetterwarnung ausgesprochen wird, ist es in der Regel sinnvoller, die Veranstaltung frühzeitig abzusagen, als auf eine kurzfristige Besserung zu hoffen und dann vor den bereits dargelegten Problemen zu stehen.

Auf alles vorbereitet sein

Bei Sportveranstaltungen im Freien verhält es sich in der Regel so, dass die teilnehmenden Sportler es gewöhnt sind, ihrem Sport auch bei widrigen Witterungsverhältnissen nachzugehen. Anders sieht es bei den Zuschauern aus. Diese sind Regenwetter nicht nur weniger gewöhnt sondern bewegen sich außerdem auch noch weniger als die Sportler und fangen daher bei Wind und Regen wesentlich schneller an zu frieren. Daher sind Zelte für Sportveranstaltungen eine geradezu unverzichtbare Angelegenheit. Da muss es, je nach angekündigter Wetterlage, nicht immer das große Festzelt sein. Bei wenig Wind und nur geringem Niederschlag hilft auch ein einfacher Pavillon durchaus weiter. Wichtig ist dabei vor allem, überdachte Plätze in ausreichender Zahl für die erwartete Zuschauermenge bereit zu halten. Anderenfalls kommt es an den trockenen Plätzen zu einem zu großen Gedränge. Darunter leidet dann nicht zuletzt der Absatz der Speisen und Getränke während der Veranstaltung, weil ein Vorkämpfen bis zur Theke vielen Menschen bei zu großem Gedränge wenig sinnvoll erscheint. Diese Überlegungen sollten bei der Kosten Nutzen Rechnung Berücksichtigung finden, wenn es um die genaue Zahl der aufzustellenden Zelte geht.

Gute Laune hilft weiter

Wenn das Wetter umschlägt, schlägt häufig auch schnell die allgemeine Stimmung um. Dem gilt es als Veranstalter zu begegnen. Deshalb ist es gerade während Regenphase wichtig, eine gute Laune auszustrahlen und dadurch auch zu verbreiten. Häufig helfen hier auch kleine Gesten wie eine Runde Freigetränke weiter, um die allgemeine Stimmung wieder ein Stück weit zu heben. In jedem Fall aber kommt es vor allem darauf an, genügend trockene Plätze für alle Beteiligten anzubieten, um die Veranstaltung trotz Regens zu einem Erfolg werden zu lassen.